会議がマンネリ化していませんか？
介護の現場で気になる事の一つに会議の多さがあります。
定期的な部署会議に加えて、行事委員会、事故防止委員会、衛生委員会等々、
なかなか忙しいですよね。
それぞれ白熱した議論が繰り広げられているのなら、それはやるだけの価値があるのでしょうが、
実際は、やらないといけないからやるという惰性になっている会議が多いようですね。
そうでなくても、現場の仕事で疲れているのに、惰性の会議に付き合わされるのは、
たまったものではありません。
どうせやるのなら、
短時間で成果が上がるメリハリの効いた、なおかつ互いの人間関係も深まるような会議
をしたいものです。
一石二鳥、三鳥になるような会議ですね。
短時間で効果的な会議をするために必要な事は事前準備です。
参加者の確定はもちろん、何について話し合うのかを明確にした上で、
それに対する意見も事前に集めておきましょう。
会議の中で、
「テーマについて何か意見はありますか？」とか「最近この点で気になることはありますか？」
といった質問で、みんなが沈黙してしまうのは、あまりにもったいないです。
みんなで一緒に考える時間は大事ですが、個々が考える時間というのは、極力避けた方がいいですよね。
ですから、会議の前に自分の意見を準備できていることは大きいのです。
一人でできることは、先にやっておきましょう。
そして、会議当日は、全員が時間通りにキチンと集まること、これが基本。
もし、遅れている人がいても待つのはやめましょう。
キチンと定時に集まっている人を待たせてはいけません。
こういったことから、組織は乱れていきますよ。
定時が来たら、全員で元気よく、会社の理念やモットーを唱和して始めます。
カラ元気でもいいので、元気良くです。声を出せば元気が出るのです。
これで、会議モードにスイッチが入ります。
さらに、参加者の気持ちが一つになったところで、アイスブレイクを兼ねた1分間対話を行い、
様々な意見が出やすい雰囲気作りをします。
ここでのポイントは、会議の席順も毎回変えることです。
無意識に、この席は、この人が座るみたいになっていることはありませんか？
そこから、組織の硬直化が始まっているわけです。
いつもと同じが当たり前なっているのです。いつもと同じが何も考えなくていいから楽なのです。
でも、楽をしていると、感覚や刺激に対する反応が衰えていきます。
そして、一番怖いのは、変化を怖れ、新しい事を嫌がるようになり、行動量が落ちていくことです。
やがて、まずいと気がついたときには、もう何もできなくなっているのです。
廃用症候群と一緒ですよね。楽をする程衰えていく。怖いですね。
会議を、刺激ある場にすることは簡単にできます。
あらかじめ、座席に番号を決めて、簡単なくじ引きや番号カードを用意して、
来た順番に引いてもらい、出た番号の席に座ってもらえば良いのです。
これだけでも、いつもと違った雰囲気を作ることができ、マンネリ化を防ぐことができます。
同じメンバーでも、座る席をいつもと変えるだけで、雰囲気がガラッと変わりますよ。
さて、会議が始まったら、まず出席者全員が、議題について自分の思っていることを述べます。
事前に考えておいた内容を伝えてもいいですし、新たに気づいたことを加えても構いません。
ここでのポイントは、職責が上位の人やベテランから発言すると、その流れになりかねないので、
職責が下位、あるいは入社歴が浅い人から発言してもらうことです。
最初は慣れなくて、発言できない人もいるかもしれませんが、このやり方が定着してくると、
誰でも必ず発言できるようになります。
回を重ねていくうちに、
前回はあまり話せなかったが、今回は少し話せるようになったという人が、できてきます。
これが人の成長というものです。
会社は、個人が成長できる機会を作り出さなけれなりません。
組織を構成している個人が成長せずに、組織が成長することなどないからです。
組織が成長できないということは衰退するということです。
組織が衰退するとやがて消えて無くなります…。
会議の終わりも、最初と同様に
出席者全員が、今日の会議について気づいたことや感想を述べて締めましょう。
こうすることで、会議の中で一言も話さなかったというようなことを無くす事ができます。
また、自分が参加した意義を自覚できるので、仕事のやりがいにも繋がってくるでしょう。
会議はみんなで発言し合って、関わり合わなければ意味が無いのです。相互理解も深まりません。
リーダーからの一方通行でなく、双方向が大事なのです。
いつもの決まり切った会議ではなく、まずは座る順番を変えて、参加者の発言を増やすことから、
会議を変えていきましょう。やり方次第で、つまらない会議も面白くできますよ。
