時間に使われないために
「時間がない」「時間が足りない」「時間に追われる」
時間についての悩みは尽きません。
しかし、時間は一番平等に与えられているモノなのです。
どんなに忙しい人でも、暇な人でも、裕福であろうが貧乏であろうが、
1日は24時間、1440分なのです。
知恵を絞って使い方を考えなければなりません。
自分の時間の使い方について、
縦軸を重要度の高低、横軸を緊急度の高低として、区分すると
4つの領域に区分することができます。
①重要かつ緊急な仕事
②重要だが緊急ではない仕事
③重要ではないが緊急な仕事
④重要でも緊急でもない仕事
締切のある仕事、クレーム処理、突発的なトラブルなどの
「重要かつ緊急な仕事」を最優先している限り、時間に追われます。
時間に対して、受け身の状態です。
準備、計画、仕組み、自己啓発、人間関係づくりなどの
「重要だが緊急ではない仕事」
こちらの仕事を優先することにより、緊急対応しなければならない状況を
なるべく作らないようにしていきます。時間に対して攻めの環境づくりです。
具体的にどうするか？
まずは、スケジュールに自分との約束の時間を設定すること。
スケジュール帳を確認してみて下さい。
他人との約束の時間ばかり記入されていないでしょうか？
来客対応、訪問、ミーティング、会議、打ち合わせ、商談等々。
それらのスケジュールの空き時間が自分時間になっていませんか？
しっかりと自分時間をスケジュール化してください。
書類作成、週間計画、月間計画、年間計画、チェックリストづくり等々
トラブルが発生しがちなスタッフとの面談時間も、こちらから先に決めてしまいましょう。
そして、一度決めたら、簡単にスケジュール変更をしないことです。
重要で緊急と思っていた仕事は、実は殆どないのです。
そのことに気がつき、時間に対して攻めの姿勢がとれるようになると、
時間に追われることが少なくなります。
まずは、自分との約束を大事にするところから始めてみましょう。
