情報共有の問題を劇的に解決する!

2018-09-24 リリース

組織の中で仕事をしている全員が情報を共有するということは、

簡単そうでなかなか難しいものですが、

一つの仕組みを導入することで、

それまで難しかったことが、ウソみたいに楽にできるようになることがあります。

それが、ITの活用です。

私も、様々な介護事業所の運営支援に関わってきましたが、

多くの利用者の情報を、スタッフ全員が共有することの難しさを感じることがよくありました。

もちろん、ベースになるのは良好なコミュニケーションですが、

夜勤があったり、早出や遅出があったり、直接言葉を交わす場面が少ないなど、

どうにもならない部分がありました。

連絡帳にしても、形式的にハンコが押されているだけで、実際は共有できていないなど

よくある話です。

何か良い方法はないかを考えていたところ、

グループウェアを使って情報を共有するという方法に行き着きました。

 

「グループウェア」とは、簡単に言えば、

スケジュール機能、掲示板機能、ファイル共有機能など、

チームで行う仕事を補助するためのツールです。

複数のサービスを提供している事業所なら、

サービスごとに情報共有するスタッフの範囲を決めるといった使い方も可能です。

特にWebブラウザやアプリを経由して使うクラウドサービスタイプが便利で、

これなら、場所、時間、デバイスを問わずアクセスできるので、相当業務効率化が進みます。

家にいながら利用者の情報を共有できるので、出勤前に軽く目を通すだけでも、余裕が生まれます。

育児休業中、介護休業中の職員さんも、

ずっと情報共有を継続することができるので、職場復帰もスムーズです。

職員の予定、出勤状況、ちょっとした伝言、マニュアルや会議の資料などは

瞬時に全員が共有することができます。

家でも、移動時間でも必要な情報をすぐに確認することができるので、

これまで資料の確認や予定の確認のためにかかっていた時間が大幅に削減されます。

もちろんセキュリティ面もバッチリで、部外者は情報網にアクセスすることができません。

 

グループウェアの存在自体は、以前から知っていたのですが、

ある介護事業所さんで、テスト導入した時、

私自身が仮想職員として、一緒にメンバー登録してもらうことで、

その便利さを、直接体験することができました。

まあ、これは本当に便利ですね。

その事業所さんもそうでしたが、1週間も使えばもう抜けられなくなります(笑)

私は事業所で実際に働いているわけではないのに、

日々提供される情報を共有させてもらっているだけで、様々な状況がよくわかります。

ちなみに、どのスタッフがその情報を確認したかが、リアルタイムでわかるので、

伝達漏れも防ぐことができます。

また、情報発信した時間まで確実に記録に残るので、支援経過を残す作業も非常に楽になります。

 

グループウェアは、多くの企業が提供しているのですが、私は、サイボウズのオフィスをお勧めします。

まず、オフィスは発売から20周年という進化を続けており、導入社数は5万5千社以上、

中堅中小企業で10年連続シェアナンバーワンの実績があること。

そして、サイボウズという企業自体が、

社員が定着する仕組み作りや子育て支援に熱心に取り組まれているということ。

さらに、実はこれが一番かもしれませんが、

サイボウズの創業者高須賀さん、現社長青野さんは、

共に愛媛県出身という愛媛発の企業だということです!

今やニッポンの定番グループウェアと呼ばれる程の製品を

世に送り出したサイボウズを、愛媛県人として、応援しない理由はありません。

まだまだグループウェアは、普及していません。知らない人も多いです。

でも業務効率化を図る上で、こんな便利なツールが使われていないのは本当にもったいないです。

愛媛の介護事業所では、サイボウズオフィスが当たり前のように使われるように、

普及させるお手伝いをしていきたいと考えています。

もし、興味があったら、ご一報ください。介護事業所向けの使い方を伝授しますよ(笑)

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